Hoy en día, es común escuchar que las empresas incluyen el término debida diligencia como técnica de prevención, sin embargo, muy pocas empresas entienden realmente el verdadero aspecto y significado de la debida diligencia.

La debida diligencia se define como el proceso mediante el cual una persona jurídica determina y evalúa en detalle la naturaleza y alcance de las amenazas delictivas en el marco de sus operaciones, posibilitando la toma de decisiones informadas, para prevenir o reducir el riesgo de delincuencia, en el ámbito de las transacciones comerciales, proyectos, operaciones, socios comerciales y personal considerado en el presente ítem.

La implementación de todas o parte de cada una de estas vías depende de los riesgos identificados.

Considerando lo expuesto, podemos identificar la rendición de cuentas como la herramienta y/o proceso fundamental y necesario en cualquier empresa para tomar decisiones informadas y necesarias, seguir los pasos: definir, verificar y monitorear.

Por etapa de identificación, nos referimos a la etapa que recopila información valiosa para establecer de manera confiable la identidad de un tercero.

Por su parte, la fase de verificación es la etapa durante la cual se realizarán acciones de control y autenticación para asegurar que la identificación se ha realizado correctamente.

Como parte final del proceso de evaluación, existe una fase de seguimiento. Este paso es importante ya que asegura que contamos con un proceso para revisar y actualizar periódicamente la información obtenida para verificar que no haya sufrido cambios o que no se hayan presentado circunstancias que pongan en peligro o adviertan a la empresa.

Como ya hemos señalado, sólo puede decirse que se ha llevado a cabo el procedimiento de debida diligencia siempre que se lleven a cabo estas tres etapas. Sin embargo, esta es la principal carencia que existe en las organizaciones, ya que muchas veces se entiende por debida diligencia identificar a la empresa y analizar o revisar su crédito, situación que entendemos incorrecta.

Resulta que el principal desafío para una organización que quiere implementar medidas sensatas y prevenir riesgos potenciales es aceptar las etapas de prueba y control como válidas y operativas. No es suficiente identificar al tercero, sino que también es importante saber que la identificación del tercero es correcta y que no utiliza información y/o estado engañoso.

De igual manera, es importante que esta información sea revisada periódicamente para su aprobación y/o se registren actualizaciones de estado dentro de la organización. Esta fase final es aún más vital y demuestra la dinámica de los sistemas de prevención que se pueden aplicar dentro de la empresa.

Una empresa que no tiene implementado una correcta fase de monitoreo es una empresa que en el tiempo creará un defecto en su organización pues permitirá que, eventualmente, haya terceros vinculados con ella cuya información no este actualizada y que, por esto, nos dé un nivel de peligro y/o advertencia que no es el correspondiente, facilitando esta manera la posible comisión de acciones no éticas, faltas y delitos.

Tenemos que considerar como unos de los elementos fundamentales de la etapa de monitoreo a la “continuidad” y el “análisis”, siendo que el primero (continuidad) permita que siempre se ejecuten actos de corroboración y búsqueda de información, creando de esta manera una proyección actualizada del tercero evaluado, mientras que la segunda (análisis) resulta ser indispensable ya que, una vez actualizada periódicamente la información, deberá ser revisada bajo los estándares creados por la organización a fin de poder detectar algún cambio importante dentro del estatus previamente otorgado al tercero analizado. 

Por último, cabe señalar que el monitoreo no debe ser realizado solo por el oficial de cumplimiento, sino también principalmente por aquellos responsables de los procesos de identificación de colaboradores, proveedores, clientes u otro stakeholder. 

Se recomienda que el monitoreo no sólo se realice de manera interna, sino también por un externo quién con otra visión puede contribuir a un correcto análisis de la información.